Mane DEVELOPMENT| Asistente Ekzekutive e CEO-s

Balfin DEVELOPMENT · 14.04.2023, 15:02

Mane Development, pjesë e Grupit BALFIN, është një nga kompanitë kryesore investuese në zhvillimin e projekteve në Shqipëri dhe rajonin e Ballkanit.
Historia jonë e suksesit përfshin zhvillimin e disa prej projekteve më të mëdha në Shqipëri dhe ripërcaktimin e zhvillimit të luksit në të gjithë vendin dhe rajonin. Portofoli ynë përfshin projekte prestigjioze rezidenciale, turistike, industriale dhe komerciale, si Green Coast Resort & Residences, Vala Mar Residences, Rolling Hills Luxury Residences, etj. Mane Development ka vendosur standardet e tregut duke përmirësuar ndjeshëm stilin e jetës në komunitet.

Balkan Finance Investment Group, BALFIN Group, është një nga grupet investuese më të rëndësishme dhe më të suksesshme në rajonin e Ballkanit Perëndimor. Gjeografikisht Grupi BALFIN është i pranishëm në Austri, Shqipëri, Kosovë, Bosnjë dhe Hercegovinë, Maqedoninë e Veriut, Mal të Zi, Zvicër, Holandë dhe Kroaci me afërsisht 5,200 punonjës në total. Aktivitetet e Grupit BALFIN përfshijnë zhvillimin dhe menaxhimin e pasurive të patundshme, shitjet me shumicë dhe pakicë, sistemin bankar, menaxhimin e aseteve, mediat dhe logjistikën. Grupi BALFIN po rritet në mënyrë të qëndrueshme dhe kontribuon në përmirësimin e jetesës së komuniteteve përmes zhvillimit ekonomik, prezantimit të ideve të reja, punësimit dhe investimeve sociale.

Pozicioni: Asistente Ekzekutive e CEO-s
Vendndodhja: Tiranë

Përmbledhja e Pozicionit: Ofron suport në të gjitha proceset e Zyrës së CEO-s. Ka një rol kyç në përgjegjësitë dhe në axhendën e përditshme të CEO-s duke e suportuar në organizimin e takimeve, përpilimin e minutave të takimit si dhe ndjekjen e tyre. Shërben si pika kryesore e kontaktik për persona të brendshëm ose të jashtëm që kanë të bëjnë me Zyrën e CEO-s. Gjithashtu mban dokumentacionin e kompanisë dhe kujdeset për protokollin hyrës dhe dalës.

Detyrat dhe Përgjegjësitë Kryesore
Detyra organizative:

Menaxhon kalendarin e CEO-s, organizon takime, mbledhje me drejtuesit e kompanisë, si dhe azhornon CEO-n në çdo moment për ndryshime në axhendë për tu siguruar që ai është i përgatitur dhe në kohë;
Është përgjegjës për përgatitjen e axhendave, njofton të gjithë pjesëmarrësit në kohë për vendndodhjen dhe orarin e takimit, sigurohet që çdo pjesëmarrës të ketë dorëzuar paraprakisht materialin prezantues, mban minutat e takimit si dhe i ndjek ato me personat përgjegjës deri në finalizim. Suporton CEO-n në mbledhjen e materialit të nevojshëm nga stafi drejtues;
Suporton në hartimin/editimin e raporteve, shkresave dhe kujdeset që ti dërgohen personave/institucioneve përkatese;
Trajton materiale dhe dokumenta konfidenciale në mënyrë profesionale;
Është përgjegjës për rezervimin e udhëtimeve, rregullimin e transportit dhe sigurohet që e gjithë logjistika është në vend për nevojat e udhëtimit të CEO-s;
Herë pas here kryen kërkime dhe analizim informacioni në emër të CEO-s, duke përfshirë tendencat e tregut, lajmet e industrisë dhe informacionin e konkurrentëve;
Është përgjegjës për ruajtjen e konfidencialitetit të të gjithë informacionit të kompanisë dhe CEO-s;
Pret dhe përcjell vizitorë të huaj që kanë lidhje me zyrën e CEO-s, duke siguruar logjistikën dhe akomodimin e tyre në kohë;
Pret telefonatat hyrëse në kompani në mungesë të recepsionit, jep informacionin e duhur dhe përcjell on o në destinacionin përkatës.

Detyra administrative:

Kujdeset për ndarjen dhe sistemimin e dokumenteve të kompanisë sipas departamenteve dhe projekteve;
Vendos në dispozicion të punonjësve të departamenteve të ndryshme, dokumentacionin e nevojshëm për shfrytëzim;
Protokollon dokumentacionin hyrës dhe dalës sipas procedurës së protokollimit;
Suporton stafin e shoqërisë për dorëzimin e dokumenteve në arkivë;
Suporton stafin në mënyrën e protokollimit dhe arkivimit të dokumenteve në SharePoint;
Menaxhon dokumentacionet hyrëse dhe dalëse në dosje, shoqëruar me indeksin përkatës;
Zhvillon dhe formaton dokumente të ndryshme si dhe asiston në përgatitjen e materialeve të prezantimit të kompanisë;
Skanon kontratat dhe i vendos në intranet sipas natyrës së tyre;
Përkthen saktë dokumentet në kohën e kërkuar dhe me cilësinë e kërkuar;
Sigurohet që dokumentacioni i sjellë për firmë tek CEO, të ketë Relacionin shoqërues të firmosur nga palët.

Edukimi: Të zotëroj diplomë universiteti në Administrim Biznesi/Shkenca Sociale ose ndonje fushë të ngjashme.

Kualifikime të tjera:

Përvoja: Preferohet të ketë përvoja të mëparshme në rolin e asistentit ekzekutiv dhe të ketë njohuri profesionale në administrim;
Aftësitë teknike: Aftësi të mira në Microsoft Office, duke përfshirë Word, Excel dhe PowerPoint, si dhe përvoja me aplikacione të tjera si: Outlook, Microsoft Teams, Zoom, etj është thelbësore;
Aftësitë e komunikimit: Aftësi të forta të komunikimit me shkrim dhe verbal. Njohje shumë e mirë e gjuhës angleze (njohuri të një gjuhe tjetër të komunitetit europian do përbënte avantazh);
Aftësitë organizative: Të jetë një person shumë i organizuar dhe i aftë për të menaxhuar detyra dhe prioritete të shumta në të njëjtën kohë;
Menaxhimi i kohës: Të jetë në gjendje të menaxhojë kohën e tij në mënyrë efektive për të përmbushur afatet, për t'i dhënë përparësi detyrave;
Përshtatshmëria: Aftësia për t'u përshtatur me ndryshimin e prioriteteve, për të menaxhuar situata të papritura dhe për të marrë përsipër detyra të reja;
Konfidencialiteti: Të jetë një person i matur dhe të ruajë konfidencialitetin në lidhje me informacionet sensitive të kompanisë dhe zyrës së CEO-s;
Profesionalizmi: Të jetë profesionist jo vetëm në komunikim, por dhe në sjellje.

Mënyra e aplikimit:
Të gjithë të interesuarit mund të aplikojnë duke dërguar CV-në e tyre dhe letrën e motivimit në linkun: https://manedevelopment.zohorecruit...sistente-Ekzekutive-e-CEO-s?source=CareerSite

Afati i aplikimit: 28/04/2023
Pas shqyrtimit do të kontaktohen vetëm kandidatët e përzgjedhur.

*Të gjitha aplikimet do të trajtohen me konfidencialitet të plotë sipas ligjit Nr. 9887 vendosur nga Kuvendi i Shqipërisë për “Mbrojtjen e të Dhënave Personale”.